Digital Workplace im Reality-Check: die digital.manufaktur im Homeoffice

Eines ist schon jetzt klar: 2020 wird uns allen als das Jahr der Corona-Krise mit tiefen Einschnitten in unseren privaten und beruflichen Alltag in Erinnerung bleiben. Doch die aktuelle Situation bietet auch die Chance, unsere Arbeitswelt in Sachen Digitalisierung einen riesigen Schritt voranzubringen.

Schon lange geplante und aufgeschobene Digitalisierungs-Maßnahmen von Prozessen und Infrastrukturen werden in vielen Unternehmen jetzt mit höchster Priorität konsequent umgesetzt. Denn sie ermöglichen es, den Betrieb vom Homeoffice aus am Laufen zu halten. Und so wird 2020 möglicherweise nicht nur das “Jahr des Virus”, sondern auch das “Jahr des Digital Workplace”.

Bei der digital.manufaktur arbeiten wir schon immer weitestgehend flexibel und ortsunabhängig. Viele Kolleginnen und Kollegen arbeiten an bestimmten Tagen in der Woche remote, also von zu Hause aus oder z.B. auch von unterwegs auf dem Weg zu Kundenterminen. So haben wir in den letzten Jahren unsere Infrastruktur und Workflows komplett digitalisiert.

Dennoch sind wir nun mit einer neuen Situation konfrontiert: Seit dem 16. März 2020 ist erstmals das gesamte digital.manufaktur-Team im Homeoffice, um unsere Gesundheit und die unserer Mitmenschen zu schützen. Unser “Digital Workplace” wird also nun dem Praxistest unterzogen – in diesem Text erfahren Sie, wie uns die digitale Team- und Projektarbeit gelingt, welche Werkzeuge wir dafür nutzen und welche Herausforderungen es zu meistern gilt.

Die Basis für die Remote-Arbeit: Hardware, VPN und ein paar Regeln

Die modernsten digitalen Werkzeuge nützen nichts ohne funktionierende Hardware. Deshalb ist das gesamte digital.manufaktur-Team mit Notebooks, Monitoren und allem nötigen Zubehör ausgestattet, um die bestmöglichen Bedingungen für den Arbeitsplatz zu Hause zu schaffen.

Unsere Telefonanlage ist seit 2019 dezentral – wir nutzen hier Cloud PBX, das Cloud-Produkt der Telekom. Auf diese Weise sind wir komplett ortsunabhängig erreichbar und jede Nebenstelle kann auch im Homeoffice wie gewohnt genutzt werden.

Die Tools und Technologien, die wir ohnehin routiniert im Agentur-Alltag verwenden, unterstützen uns nun dabei, die Projekte für unsere Kunden weiterhin professionell als Team umzusetzen. Über ein virtuelles privates Netzwerk (VPN) können alle Teammitglieder problemlos von zu Hause aus aufs Agentur-Netzwerk und alle internen Programme zugreifen. Das VPN dient auch dazu, sensible Daten sicher und geschützt auszutauschen.

Unser Tipp fürs Arbeiten über VPN: Eine Herausforderung besteht darin, dass für jede Kollegin und jeden Kollegen ein eigener VPN-Account eingerichtet werden muss. Wenn nun mehrere Konten zur selben Zeit mit dem VPN verbunden sind, was während der Kernarbeitszeit zwangsläufig der Fall ist, kann dies die Internet-Geschwindigkeit verlangsamen. Um das zu umgehen, sollten keine sehr großen Dateien über die Leitung geladen werden, wenn das auch ohne VPN möglich ist. So lässt sich Zeit und Bandbreite sparen. Des Weiteren sollte die VPN-Verbindung beendet werden, sobald nicht mehr damit gearbeitet wird. Wir haben zudem zusätzlich weitere VPN-Leitungen über neue Server eingerichtet und die Accounts des Teams auf die Leitungen aufgeteilt, um so eine stabilere Internetverbindung zu gewährleisten.

Damit die Zusammenarbeit im Team und die professionelle und zeitgenaue Bearbeitung der Projekte weiterhin funktioniert, ist es wichtig, einige Regeln für diese neue Situation festzulegen. Dazu gehören bei uns beispielsweise die Einhaltung der üblichen Kernarbeitszeit und die Erreichbarkeit während dieses Zeitraums. Zudem kommt es in dieser Situation verstärkt auf die Kommunikation untereinander an. Dazu gehört u.a.

• Anmelden, wenn man beginnt (über Slack)
• Abmelden, wenn man Feierabend bzw. eine längere Pause macht (über Slack)
• Vor dem Arbeitsende mit den Kollegen absprechen, ob diese noch etwas von einem benötigen und diesen eine angemessene Zeit zur Reaktion zu geben

Nützliche Tools für die digitale Teamarbeit

Wöchentliche Teammeetings, kurze persönliche Absprachen mit Kollegen, aber auch der entspannte Austausch an der Kaffeemaschine – all das ist im Homeoffice nicht möglich. Für die Team-Kommunikation gibt es jedoch sehr nützliche Online-Tools, die uns die Remote-Arbeit ein großes Stück erleichtern.

Slack – Online-Kommunikation mit den Kollegen

Das Messenger-Programm Slack nutzen wir schon lange auch im “normalen” Büroalltag, um im Chat schnell und unkompliziert Informationen untereinander auszutauschen. Auch Anrufe und Video-Calls sind über Slack möglich. In der aktuellen Situation, in der sich das gesamte digital.manufaktur-Team im Homeoffice befindet, spielt Slack eine besonders wichtige Rolle für unsere interne Kommunikation.

Unsere Projektteams organisieren sich in individuellen Chatrooms, in denen sie gemeinsam am Projektfortschritt arbeiten können. Jeden Morgen findet in den einzelnen Projekt-Chats ein Video-Call statt, in dem sich das Team über alle zu erledigenden Aufgaben auf dem Laufenden hält.
Neben dem Austausch von Informationen und der Projektarbeit erfüllt Slack für uns noch einen weiteren Zweck: Sich morgens im allgemeinen Büro-Chat einen “Guten Morgen” und abends einen “Schönen Feierabend” zu wünschen, gibt uns ein Gefühl von Alltag und des Miteinander-Verbunden-Seins.

Zoom – Für virtuelle Team-Meetings

Der Austausch mit dem gesamten digital.manufaktur-Team bleibt auch im Homeoffice wichtig. Unser wöchentliches “Steh-Meeting” findet weiterhin jeden Montagmorgen statt, jetzt jedoch per Zoom-Videokonferenz. Auch Bewerbungsgespräche haben wir bereits erfolgreich über Zoom geführt. Da in der aktuellen Situation auch unser wöchentliches gemeinsames Frühstück und andere Team-Aktivitäten ausfallen, verlagern wir so auch diese einfach in die virtuelle Welt – z.B. mit gemeinsamen Mittagessen per Videokonferenz.

Das Programm synchronisiert sich mit allen gängigen Kalender-Systemen und optimiert die Meetings sowohl für den Desktop als auch für mobile Endgeräte. Die Treffen sind natürlich auch Ende-zu-Ende-verschlüsselt.

Wichtiger Hinweis: Mit dem steigenden Erfolg von Zoom werden allerdings nun auch Stimmen bezüglich mangelnden Datenschutzes lauter. Bei der Nutzung der App finde ein “nicht unerheblicher Datenabfluss“ statt, kritisiert der Hamburger Datenschützer Johannes Caspar gegenüber dem Handelsblatt. Zoom wird u.a. vorgeworfen, Daten über seine Nutzer ohne Zustimmung an Dritte, wie z.B. Facebook, zu übertragen.

Eine sichere Alternative zu kommerziellen Anbietern wie Zoom ist die Open-Source-Anwendung Jitsi. Denn im Gegensatz zu dem US-Unternehmen lässt sich Jitsi auf einem eigenen Server installieren, sodass die Daten über eine Videokonferenz nicht nach außen gelangen.

G Suite – Organisierte Projektarbeit im Team

Für E-Mails, die Datenspeicherung, den Datenaustausch sowie flüchtige Dokumente in der Zusammenarbeit nutzen wir die Software-Werkzeuge von Google. Besonders hilfreich in der Remote-Arbeit ist der Cloudspeicher-Dienst Google Drive, in dem Dokumente gespeichert und mit dem Team geteilt werden können. Die Kolleginnen und Kollegen können in Google Docs Textdokumente, Tabellenkalkulationen, Formulare, Präsentationen usw. gemeinsam online im Browser bearbeiten. Veränderungen und Kommentare werden in Echtzeit im jeweiligen Dokument angezeigt.

Alternativen zu den Google-Programmen gibt es u.a. von Microsoft und Nexcloud. Mit dem Microsoft 365-Abo (vorher: Office 365) können die bekannten Tools wie Outlook, Word, Excel, PowerPoint usw. über OneDrive in der Cloud für die digitale Teamarbeit genutzt werden. Nexcloud hingegen stellt eine kostenlose Alternative zu den genannten kommerziellen Lösungen dar. Neben dem Speichern von Dateien lassen sich bei dem Open-Source-Tool ebenfalls Inhalte mit anderen Nutzern, Servern und Nextcloud-Instanzen teilen. Bei der Cloud-Speicher-Software steht die Sicherheit im Fokus. So ist z.B. eine Zwei-Faktor-Authentifizierung integriert.

Zu den weiteren gängigen Alternativen zu Google Docs zählen u.a. Dropbox Paper, CryptPad, Nuclino, Zoho und Etherpad.

Werkzeuge für effiziente Projektarbeit im Digital Workplace

Da wir im Agentur-Alltag zahlreiche parallel laufende Projekte koordinieren, nutzen wir verschiedene Tools, um die Arbeit effizient zu organisieren und ein Höchstmaß an Transparenz unseren Kunden gegenüber zu gewährleisten.

Jira – Arbeit transparent machen

Für unsere tägliche Arbeit ist es enorm wichtig, Tools und Workflows zu etablieren, die die Arbeitsfortschritte von Mitarbeitern und Teams digital sichtbar machen. Dies gilt insbesondere jetzt für die Arbeit im Homeoffice. Mit der Projektmanagement-Anwendung Jira können wir Aufgaben anlegen und zuordnen, den Projektfortschritt dokumentieren u.v.m.

Damit wir genau nachvollziehen können, wie viel Zeit für welche Aufgabe aufgewendet wurde, haben wir einen internen Time-Tracker entwickelt und diesen an Jira angebunden. Dieser läuft bei der Aufgabenbearbeitung parallel mit und die erfasste Arbeitszeit wird automatisch auf das jeweilige Ticket in Jira gebucht. So behalten wir selbst einen genauen Überblick über die Projektdauer und garantieren unseren Kunden höchste Transparenz.

Confluence – Wissen allen Mitarbeitern verfügbar machen

Confluence ist eine Wiki-Software, in der wir unser gesamtes Agentur-Wissen dokumentieren und sammeln. Über unser internes Wiki machen wir unser über Jahre angesammelte Wissen allen Kolleginnen und Kollegen verfügbar, was insbesondere neuen Teammitgliedern die Einarbeitung erleichtert. Neben Agentur-Informationen, Anleitungen und Projektdokumentationen befindet sich hier auch unser interner Blog.

Unser Fazit: Digital Workplace im Reality-Check

Nach den ersten zwei Remote-Arbeitswochen können wir sagen: Wir haben diese neue Situation gut gemeistert – dank unserer über die letzten Jahre erprobten digitalisierten Prozesse, unserem Konzept des “papierlosen Büros” sowie sehr nützlicher Tools für die digitale Zusammenarbeit.

Wir sind dabei aber auch auf Herausforderungen gestoßen und haben gemerkt, wie wichtig die Kommunikation untereinander ist. Deshalb bleiben wir auf virtueller Ebene in Verbindung, sind füreinander u.a. über Slack erreichbar, führen tägliche Videocalls in den Projektteams durch usw.

Was uns allerdings trotzdem fehlt, ist die soziale Interaktion – der “Flurfunk”, der Plausch in der Kaffeeküche, das gemeinsame Frühstück oder Mittagessen. Das ist nicht nur wichtig, um über Projekte auf dem Laufenden zu bleiben, sondern auch auf einer ganz grundlegenden Ebene – für uns als Menschen und soziale Wesen. Deshalb haben wir virtuelle Teamtreffen via Videocall abseits der täglichen Projektarbeit ins Leben gerufen: Wir treffen uns online zum gemeinsamen Mittagessen und plaudern einfach über Alltägliches und über die Dinge, die uns in dieser aufwühlenden Zeit bewegen.

Auch stellt das Homeoffice jede und jeden von uns vor ganz individuelle Herausforderungen: Während einige von uns eine Doppelbelastung erleben und neben der Remote-Arbeit momentan auch ihre Kinder zu Hause betreuen, müssen Alleinwohnende sich an das Leben und Arbeiten in Zeiten von “Social Distancing” gewöhnen. Hier sind wir gerade alle dabei, unseren eigenen Weg zu finden, uns neu zu organisieren und das Beste aus der Situation zu machen.

In diesem Sinne: Passen Sie gut auf sich auf, bleiben Sie gesund und machen Sie das Beste draus… Manchmal ergeben sich aus ungewöhnlichen Situationen ganz neue Impulse und Chancen für die Zukunft.